オフィスに溜まった書類を電子化するこにより、オフィススペースの縮小をして家賃の節約をすることは「Lean Office(リーンオフィス) 」と呼ばれている。長年の紙文書が溜まっている法律事務所、保険会社、医療機関などでの潜在需要が大きい。
オフィススペースの無駄を省く紙書類の電子化サービス

JNEWS会員配信日 2016/9/30

 不用な物を溜め込んでいるのは一般家庭だけでなく、企業のオフィスにも共通している。オフィスにかかるコストは「家賃単価×広さ」で算定できるが、無駄を減らしてスペースを最適化できれば、社員数が増えて広いオフィスへ引っ越す度に、月々の固定費が重くなっていく、負のスパイラルから逃れることができる。

そのため、オフィススペースの最適化を支援、コンサルティングする専門業者への相談も増えている。職場の無駄なスペースを省くには、多様な切り口や方法が考えられるため、新サービスのヒントもたくさん見つけられる。

最も手掛けやすいのは、オフィスに保管されている大量の書類を減らすことで、紙の文書を電子ファイル化することが推奨されている。米国では、法人向けの文書コンテンツ管理を専門に行っている会社があり、オフィスに溜まっている紙の書類を、高速スキャナーと OCR(文字認識)ソフトでデジタル変換、全文検索が可能な電子ファイルとしてクラウドサーバーで保管するサービスを請け負っている。


主なクライアントになっているのは、法律事務所、保険会社、医療機関、自動車ディーラーなど、業務の書類や顧客情報などを、長年にわたり紙文書で蓄積してきた地域の法人である。ビジネス文書の電子化は、企業の機密情報に触れる業務となるため、スキャニングの技術だけではなく、業者の信用力や信頼関係が重視されて、一度取引がスタートすると、固定クライアントとして定着する特性がある。

オフィス内の無駄を省いていくことは「Lean Office(リーンオフィス)」と呼ばれている。Leanには、“無駄を排除する”の意味があり、デッドスペースを極力排除していくことは、業務フローや人員配置の見直しにも繋がり、家賃の以外の経費も削減して、本業の利益率を高める効果も期待できる。(この内容はJNEWS会員レポートの一部です。正式会員の登録をすることで詳細レポートにアクセスすることができます記事一覧 / JNEWSについて

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JNEWS LETTER 2016.9.30
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